采购是什么？买东西呗。采购的首要任务是什么？花钱呗。要知道，能把钱花好，不出错，可不是件容易的事。下面就让我来说说关于采购的那些事。
采购是谁的事？
很多人都有这样的误区，采购就是采购部门的事。也有这样的说法，采购做好不好，就看采购部门钱花的少不少。
其实不然。采购是一件需要公司各部门通力配合的事。我们现在实行的采购原则是集中管控、分层实施。简单来说，管理层根据权限负责审批采购事项；采购管理部门是负责制定规则并监督执行的；项目实施部门负责具体实施采购过程；财务部门负责审核付款。各部门环环相扣，缺一不可。
花钱少就是好事吗？最低价中标其实很不好，因为谁的都知道一分价钱一分货：你偶然可以买到便宜又好的东西，但就概率而言，最低价买到的肯定是最差的东西，贵有贵的道理。就像 为什么你会选择5000元的手机，而不是500元的手机呢？
容易出问题的都有哪些事？
按问题的严重性程度划分，大致可以分为两类，一类是违法，另一类是违规。
违法主要是针对招标采购项目。国家对招投标有专门法律条例，各级地方政府也出台了相应的规定。因此，涉及到实行招标的采购项目必须要遵守法律规定，最容易被忽视的问题就是法规条款中对各种时间的限定要求。
违规问题主要是针对制度审计提出的各类整改项。诸如采购资料不齐全、采购方式不符合采购管理规定、采购文件编制质量不高、采购流程不符合规定、供应商商誉不符、评分标准不一致等等。
怎么办好采购这件事？
采购其实就是在寻找合适的供应商，遵守相应的采购流程，确保价格合适，质量符合要求的产品或服务按时交付到企业手里。要想做好采购这件事，最关键的就是认真细致。没有什么问题是认真解决不了的。当然，我们可以从以下几个方面进行有效防范。
第一，项目招标，“让专业的人干专业的事”。符合招标的项目一定要委托招标公司进行招标，选一家经验丰富、资质齐全的招标公司很重要。其次，招标项目负责人得靠谱。一般招标公司的项目负责人都是同时跟进好几个项目，因此，负责人的经历较为分散，难免出现纰漏。最好实行专人专项负责制，但一般较难实现，除非项目规模较大。这样，我们需要选择专业、细致、认真、负责的项目负责人，到达事半功倍的效果。
第二，做好采购计划，避免“先上车后补票”。年初在部门预算下达后，已经对一年的总体支出有一个预估，这样就可以逐一安排相关采购工作，常用物品留足备品，防止因采购流程时间过长，导致缺货现象的发生。对于临时突发的采购项目，至少应确保采购文件、合同、发票等时间顺序的合理性。
第三，谨慎选择供应商，避免“一颗老鼠屎坏了一锅汤”。由于信息不对称，我们一般无法识别供应商是否具有良好的商誉，仅是凭供应商一面之词来判断，其是否符合采购要求。自2016年12月22日，国家推出了企业信用信息公示系统，可以登录官网对企业信用情况进行查询。
第四，加强采购文件和合同的编制审核，避免“因小失大”。很多人都觉得采购文件很难编，对供应商有什么要求不清楚，对采购标的描述不准确，对采购合同条款约束不明晰等等。我们往往在给自己买东西的时候会买，但是给公司买东西的时候就不会买了。上面关于手机问题的答案就可以解决这个问题。去哪买手机？这是对供应上的选择要求。买什么样的手机？是对采购标的物的功能需求及技术要求。买手机的交易过程及售后要求是什么？就是采购合同的条款。
第五，货物验收，避免“走过场”。货物验收应当严格执行检验程序，根据合同中规定的标准进行检验。为保证检验结果的准确性和客观性，采购和验收人员要进行分离，最好成立专门的质量小组负责检验，检验过程中发现任何问题，都要在检验报告上显示，并要求厂家进行整改，直至验收合格。
第六，严格遵守财务管理制度，避免“人财两空”。涉及到钱的事，都是敏感的事，必须严字当头。不要因为钱的事发生人的问题，严格遵守制度就是对自身最好的保护。
文/地服分公司 梁开彦
