会议由商旅公司吴国飞副总经理主持，他首先对各位航空公司代表、机场运营提升部及相关单位代表的莅临表示感谢，他指出，为促进国际航班要客保障流程更加顺畅，向亚运贵宾提供更加优质高效的服务，树立广州良好的社会形象，特邀请各航空公司代表就亚运服务筹备方案和需求进行交流沟通，以形成较为统一、合理、高效的贵宾保障流程。接着，他向各与会代表介绍了商旅公司亚运贵宾保障方案及前期的准备工作，包括各贵宾室的亚运保障安排和基本流程设计，一号贵宾厅设置值机、行李托运、联检通道功能等情况。接着，贵宾室代表提出了亚运贵宾保障过程中与外航相关的需求及需要确认的流程，特别是希望各航空公司能提前及时通报贵宾航班及相关需求，共同做好贵宾抵离白云机场的服务工作。机场警卫处代表也介绍了V1、V2航班不同的保障要求及流程。
而后，各外航代表就其关注的贵宾保障方面的问题与商旅公司进行了广泛的沟通，重点围绕如何获取要客信息、要客保障与正常航班保障的协调、行李确认与相关流程进行交流探讨，就多个要客保障环节和标准达成了共识。最后，与会代表还参观考察了一号贵宾室亚运改造和筹备情况，对亚运贵宾现场保障有了进一步的切身感受和体会。
通过这次会议，各外航代表对亚运贵宾保障有了更加清晰的了解，强化了相互协作的观念，进一步明确了标准，统一了认识，也为今后共同紧密合作奠定了基础。代表们都表示，此次沟通交流会达到了预想的目标，取得了非常好的效果，在亚运前，还要多进行这样的沟通会，真正将贵宾保障方案的细节贴近工作实际，保证各项服务流程合理、运行顺畅，只有这样，亚运保障才能取得圆满成功。
