浅谈会议的成本与节约

    面对金融危机带来的市场下滑,降本增效成为挂在各级企业管理者嘴上的常用词。大到削减预算,小到节水节电,大家都在苦苦寻找可以降低成本的良策。在关注显性成本的时候,我们往往忽视了隐形成本的支出与浪费。如何节约时间,以最大限度地提高企业工作效率并节约成本是摆在我们面前的一个不容忽视的问题,很多企业,特别是国企,时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上。

    面对金融危机带来的市场下滑,降本增效成为挂在各级企业管理者嘴上的常用词。大到削减预算,小到节水节电,大家都在苦苦寻找可以降低成本的良策。在关注显性成本的时候,我们往往忽视了隐形成本的支出与浪费。如何节约时间,以最大限度地提高企业工作效率并节约成本是摆在我们面前的一个不容忽视的问题,很多企业,特别是国企,时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上。

    其实,会议也是有成本的。会议的成本主要包括两个方面。一方面是直接成本,这种成本也可以称为会议花费,这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰,也比较容易预估和统计。

    另一方面是间接成本,主要包括两个。一个是时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及参加会议的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。

    还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议,离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽,很多时候会被忽略掉,但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。

    日本太阳公司为提高开会效率,实行开会分析成本制度。每次开会时,总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3,是因为劳动产值高于平均工资;乘2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以2倍来计算。从中不难看出,会议越多,参加会议的人越多,会议的时间越长,成本越高。例如,有时会议召开者为表示对领导与其他部门的尊重,或者为显示会议的重要性,尽可能的安排更多人参加,于是全体领导、各大部门、相关人员统统参加,相当一部分人员仅仅只是陪会,把时间白白消耗在“坐听”之中。据调查显示,美国企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议,美国员工几乎就花掉三分之一以上的时间在开会。遗憾的是,半数以上的会议不是根本没必要,就是毫无效率可言。

    要节约会议成本,必须做好以下几点:

    1、    在召集会议前,认真考虑能否在不召开会议的情况下,就可以解决问题。通常,半数以上的问题是不召开正式会议,就解决掉的。在办公室显眼处放置留言板,并充分利用。小事尽量以通知的形式公布,甚至一些表决也可如此进行。现在,借着高科技的优势,一种被称为"open-mail"的企业内部公开信可以在企业内部的局域网上通行,为节约成本而大显身手。

    2、    提前制定会议计划,明确会议主题,令每个与会者都提前做好准备。如果会议的准备工作未能做好,会议前没有及时通知大家,大家没有足够的时间准备需要的资料,大家坐在会议室里时都是一脸茫然,这样的会议除了浪费与会者的时间成本,带来的积极效果是非常有限的。

    3、    控制会议时间。事先确定会议开始与结束的时间,准时开会并准时散会。制订切实可行的议程,订定每件讨论事项的讨论时间。确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用,这样,所需时间会显著减少。曾经有人根据海明威站立写作而成就其高效率的故事如法炮制:把会议室内的椅子先搬走,结果会议的时间大大的缩短了,效率显著提高。

    往往最大的危险不是能够看到的危险,而恰恰是看不到的危险。控制会议成本也是同样的道理。

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