山航航材部:拓思路 敢创新 切实为基层一线减负

为贯彻落实集团公司和工程技术公司“为基层减负,为一线服务”工作号召和要求,在部门统一领导部署和有序调度下,航材部各单元科室开拓思路,勇于创新,主动作为,对外通过提供航材管理标准指导,线上线下同步服务,为各基地一线提供协助、解决难题;对内通过自主研发和信息化创新减少人工简单重复性工作,切实做到减轻工作负担,节约人力和办公成本,提升工作效率和保障能力。

航材库房管理点多面广,从库房基建到特殊航材管控,需遵守不同的规范和标准,这也是各基地和外站库房的“痛点”。航材部济南库房综合各类规范牵头编写航材库房建设标准指导书,供各基地和过夜航站筹建库房参考;编写航材库房必需的设施设备配置指导书,供各基地和过夜航站库房配置时参考;编写了各类专项作业指导书或操作规范,在危险品管理和运输、危废处置、重货搬运、氧气发生器报废等方面提供指导。

为协助一线航材管理和使用工作,航材部“线下”“线上”多渠道服务,线下由航材计划和航材库房资深工程师作为定期走访各基地、航站,协助各地航材规范化管理,并现场与一线人员沟通、收集意见,现场解决问题;线上建立“航材客服”微信群和“一站式航材服务”热线(5861),即时收集和解决一线问题和意见,同时加强航材与一线沟通交流,相互促进,共同提升维修质量。

“自主”+“信息化”,实现内部减负

创新模式,开发系统,采购无纸化存档见成效。航材部采购室每年执行航材采购合同约3000个,与合同相关的指令、合同、询比价记录、合同审批以及执行过程中的重要信息等都需要保存以方便后期查询。以往大量的打印存档工作,不仅效率低下,还浪费大量的打印纸、墨盒等办公耗材,为了向业内先进看齐,提高工作效率,合理减轻工作负担和成本投入,采购室提出了实现采购合同无纸化存档的目标。

近年来采购室一直在寻求利用系统工具,创新工作模式,提升效率,加强规范性。2018年,采购室联合信息管理部开发的采购询比价系统上线,实现了询比价过程的系统记录,为采购合同无纸化存档打下了基础。2019年底,采购室推动实现了采购指令无纸化交接。2020年初,利用询比价系统二期优化的机会,进一步优化了采购合同审批、指令挂接、询比价信息记录等系统功能,实现了采购主要流程的全系统记录。2020年5月,经过内部评估以及部门领导批准,采购室正式取消了纸张版存档,实现了基于SAP系统、公司OA系统为基础的电子化存档,大大减轻了采购员的工作量,使采购员有更多的精力和时间投入合同跟踪、数据分析等更加有价值的工作,同时减少办公耗材的使用,节约了办公费用。

主动学习,自主研发,送修工作提升有妙招。航材部送修室年度送修合同量近两万,日常均需要送修员逐条跟踪,监控维修进度,人工重复性工作负担重,且难以有针对性的准确把控保障重点。如何才能提高合同跟踪效率、准确定位紧急合同、分析异常信息,是有效整体提升送修工作的关键所在。

2020年起,航材部送修室通过主动钻研学习,利用休息时间进行软件程序学习和开发,针对工作中的问题自主开发了一系列小程序,实现每日送修合同自动通知厂家、库存紧张器材自动催修等自动化功能,辅助送修员日常合同跟踪,减少重复工作,提高合同跟踪效率。与此同时,还通过自主程序研发实现了器材修后可靠性预警、工作阶段总结报表、超期合同自动提醒、发票逾期、索赔维护等提醒功能,聚焦当前送修工作的关注重点,切实了提高工作效率,降低简单重复工作的工时投入的同时,也促进了科室保障工作的整体提升。

未来计划逐步开发送修自动询价、厂家选择监控等模块,进一步减轻送修业务人员工作负担,提高工作效率和保障能力。

主动优化,批量传输,报关数据填报效率高。航材的进出口运输和报关工作是航材保障的重要环节,而涉及到国内外运输报关的数据繁杂,既包括运单、到港时间、器材重量等运单类信息,同时还涉及业务合同后续报关数据的完善,且每个信息均为独立字段,必须逐个进行录入,费时费力。经过报关运输室和航材部SAP优化项目组成员对数据处理需求的共同商讨,以此次航材SAP系统优化项目为契机,通过SAP实现了运单报关信息批量上载功能,利用工作期间的数据表格进行批量上传,解决了逐条数据逐一录入系统的难题,数据录入时间节约70%,极大的节省了人力占用,切实减轻了工作负担,解决了航材运输报关数据填报困难的难题。

主动作为,创新模式,航材部将在现有“为基层减负,为一线服务”成效的基础上持续努力,通过与一线部门常态化的沟通和联动,收集需求,精准施策,更好为保障一线生产提供服务;部门内部继续推进自主学习和信息化创新;以实现减负增效、成本节约和能力提升为目标,进一步做好各项保障和成本管控工作,为公司的安全高效运行和高质量发展加油助力。

(工程技术公司航材部供稿 文/鲁小雪)

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